phần mềm quản lý công văn

Cho phép cán bộ văn thư lưu trữ có thể thực hiện nhanh thao tác bổ xung công văn đi nhanh chóng tiện lợi, tại giao diện trang chủ, mỗi khi nhập xong một công văn mới người sử dụng có thể nhìn thấy ngay trên danh sách mới nhập, và giao diện lại quay lại chế độ sẵn sàng cho cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập tiếp công văn,

1. Nhập nhanh công văn đến : Cho phép cán bộ văn thư lưu trữ có thể thực hiện nhanh thao tác bổ xung công văn đi nhanh chóng tiện lợi, tại giao diện trang chủ, mỗi khi nhập xong một công văn mới người sử dụng có thể nhìn thấy ngay trên danh sách mới nhập, và giao diện lại quay lại chế độ sẵn sàng cho cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập tiếp công văn, chú ý chế độ nhập nhanh công văn sẽ tự động nhảy số hiệu công văn đến, con số này thay đổi theo năm, mỗi năm số lại bắt đầu từ 1. Hệ thống phải tự động nhận biết để có thể thống kê chính xác có bao nhiêu công văn đã được gửi đến cơ quan hành chính của mình trong năm
2. Các thông tin bắt buộc của công văn đến :
• Tác giả
• Số hiệu
• Ngày tháng
• Trích yếu
• Đơn vị / người nhận
• Ngày đến
• …

b. Công văn đến (văn bản đến)

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là văn bản đến.

Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc...
Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồng thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v... Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý.

Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành
04 nhóm sau:
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,
- Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,
- Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,
- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để
gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.

Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, ăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.

- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển
sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền
và đóng dấu trước khi sử dụng.

3. Module quản lý danh mục

Hệ thống phần mềm có các loại danh mục cụ thể sau :
• Danh mục loại công văn
oKết luận giao ban tuần, tháng, quý
oHọp giao ban tuần, tháng, quý
o…
• Lĩnh vực công văn
• Độ khẩn của công văn
oBình thường
oKhẩn
oHỏa tốc
• Độ mật của công văn
oBình thường
oTài liệu mật
oTài liệu tuyệt mật
• Độ quan trọng
oBình thường
oQuan trọng
oĐặc biệt quan trọng (cần xử lý ngay)

Các dữ liệu dạng danh mục này người quản trị có thể thêm tùy theo nhu cầu của đơn vị, giao diện đơn giản hiệu quả đẹp

4. Module Luân chuyển công văn

Trình tự thực hiện
• Nhập công văn đến qua máy scaner.
• Nhập công văn đến qua mạng (email, fax,..)
• Đánh số công văn tự động hoặc văn thư tự đánh số.
• Luân chuyển, xử lý công văn đến: Văn thư chuyển đến người phân phối công văn, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đến chuyên viên để giải quyết.
• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.
• Cập nhật thông tin xử lý công văn đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên giải quyết.

Hỗ trợ quá trình luân chuyển công văn giữa các phòng ban cơ quan đơn vị, đảm bảo các đơn vị liên thông, thông suốt trong tất cả các quá trình kết hợp, hợp tác thực hiện công việc.

Tạo lập dự thảo công văn đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.

Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi công văn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo.

Cập nhật thông tin xử lý công văn đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo công văn, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.

Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.

Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo công văn, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời.
Cấp số đi cho công văn đi: khi dự thảo công văn được phê duyệt thành công văn đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho công văn hoặc hệ thống sẽ cấp số tự động và lưu vào sổ công văn đi.

Phát hành công văn đi qua mạng: Có thể gửi các công văn đến các đơn vị khác thông qua email, nếu đơn vị nhận công văn cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp công văn qua hệ thống.

5. Module nhắc việc

Với các công văn gửi cho các đơn vị cần thực hiện ngay, hệ thống có cơ chế liên hệ các đơn vị trong cơ quan, thông báo nhắc nhở về công việc đến từng cơ quan đơn vị liên quan được giao trong quá trình thực hiện công việc. Tất cả mọi công việc này là hoàn toàn tự động và được xây dựng bởi cán bộ quản trị phần mềm, cán bộ văn thư vào lưu trữ, các cán bộ liên quan sẽ được thông báo bởi màn hình thông báo nhanh của phần mềm, nếu click vào xem chi tiết của từng công việc hệ thống thay đổi trạng thái của công việc với từng cơ quan đơn vị.


Với mỗi công việc của các đơn vị chúng ta sẽ có các trạng thái với từng công việc là :
• Chưa xem (chưa đọc công việc)
• Đang thực hiện (đã đọc và biết công việc được giao cho đơn vị của mình, và đang trong quá trình thực hiện công việc)
• Hoàn thành (đơn vị được giao đã hoàn thành công việc của mình )

Đối với mỗi công việc hệ thốgn thống kê được bảng các đơn vị đã thực hiện công việc được giao với các trạng thái của mình.

Ví dụ :

Công việc : chuẩn bị tiếp phái đoàn ngoại giao Pháp sang thăm Cơ quan
STT Đơn vị / cơ quan thực hiện Tình trạng
1 Phòng lễ tân Hoàn thành
2 Phòng ngoại giaoĐang thực hiện
3 Tổ bảo vệ Chưa xem
4 Tổ liên hệ Hoàn thành
5 …


Đối với mỗi thành viên (đơn vị / cơ quan) trong tổ chức, có thống kê tổng hợp số các công việc đã hoàn thành thành công, số công việc chưa hoàn thành xong, những công việc đang thực hiện.

Từ đó đưa ra những so sánh chính xác về khả năng thực hiện trách nhiệm thái độ công việc của các đơn vị trong cơ quan, các đơn vị phải có trách nhiệm giải trình chất lượng hiệu quả công việc của mình, một cách chi tiết tỷ mỉ rõ ràng

6. Các chức năng khác

Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc:
Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc đột xuất để hệ thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó. Hệ thống cũng giúp ghi lại những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa định thời gian, hệ thống sẽ có hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những công việc này.
Giao việc cho nhân viên cấp dưới: lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi cũng như kết quả từ các công việc đó.
Ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công việc đã thực hiện theo ngày, tháng, năm...

Quản lý các thông báo chung:
Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòng ban hay cho từng nhóm.
Gửi thông báo, nội qui, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác.

Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file:
Hệ thống tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email, gửi tài liệu trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa.

Trưng cầu ý kiến:
Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cả nhân viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu.

Quản lý tin nhắn di động:
Gửi tin nhắn ra điện thoại di động: Gửi tin nhắn theo cá nhân, theo nhóm, đặt thời gian gửi, giúp triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ trước các cuộc họp một cách kịp thời, nhanh chóng.

Hệ thống Thông báo:
Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng.
Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”.
Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy tính.

Hệ thống phân quyền:
Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị viên hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu. eOffice quản lý dữ liệu theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một kho dữ liệu được tích lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ. Có thể thêm bớt các Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”. Tuỳ theo bạn là ai mà quyền hạn của bạn khi tham gia vào hệ thống là khác nhau (Có thể được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi thông tin lên hay không ?).

Quản lý hồ sơ công việc:
Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những công việc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.

Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.

Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các công văn, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ công văn, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.

Quản trị hệ thống:
Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng.
Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng.
Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.

7. Khai thác thông tin


Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc (đang thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi….
Tìm kiếm công văn theo nội dung toàn văn (Full Text).
Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi.
Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc.
Cung cấp công cụ xem công văn được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu….


Các loại tìm kiếm

Tìm lướt : tìm kiếm từ khóa (trong một textbox) cho trước nằm trong các loại thông tin dữ liệu sau đây :
• Tác giả
• Số hiệu
• Ngày nhận công văn
• Trích yếu
• Đơn vị người nhận
• Ký nhận
• Ghi chú

Tìm kiếm nâng cao : Cho phép chỉ định cụ thể loại dữ liệu cần tìm kiếm giá trị cần tìm kiếm, bổ xung thêm các yếu tố nâng cao : tính chất côgn văn, ngày đến, ngày đi, ngày ghi số, số công văn, lĩnh vực, độ mật, tài liệu đính kèm, đã tiếp nhận xử lý, trạng thái xử lý, hồ sơ vụ việc.


Tổng hợp báo cáo
Cho phép xây dựng các loại báo cáo tổng hợp:
• Báo cáo chi tiết đến từng loại công văn
• Báo cáo chi tiết đến từng hồ sơ công văn
• Theo lĩnh vực công văn,
• Theo ngày ghi sổ công văn
• Theo ngày đi của công văn
• Theo ngày đến công văn
• Theo tháng, năm, quý
• Theo mức độ mật của công văn
• Theo mức độ khẩn của côgn văn
• Theo mức độ quan trọng
•

http://awas.vn/noidung/90-phan-mem-quan-ly-cong-van.aspx